职场小说_职场撰写邮件的“军规”及感悟

更新时间:2020-10-11 来源:其他工作总结范文 点击:

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  01

  邮件要同时发给几个人,收件人、抄送和密送怎么选择?需要对方回信的,就选收件人;只需让对方获知,无需回信的,就选抄送人;不想让其他人知道的收信人,就选密送。密送还可以让群发邮件看起来好像单独发送的,例如同时给几位面试者发通知,就可以用密送。

  02

  空白标题是最失礼的行为;把所有想说的话都写在标题里,邮件正文一片空白同样失礼。

  03

  信件正文称呼不可少,最简单的一个“Hi”或者“你好”,有时比客套的问候更有效。

  04

  如果一封邮件中提到某些文件,即便你确认对方一定有,最好也在附件中发一份。收件人直接下载附件一定比在电脑中寻找一份文件更快也更方便。

  05

  如果你要给对方发一份word文档,最好在邮件正文中用纯文本拷贝一下文档里的内容。这样如果对方是用手机查收邮件,就不再需要下载文档再看了。

  06

  想跟领导们展示自己精心排版制作的PDF或PPT,最好把每个页面单独存成图片格式。

  07

  不论是什么格式的附件,一定要有一个简短且明确的描述,考虑到手机阅读的情况,文件名不能过长。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要,那就更加分了。

  08

  跨国公司的统一邮件签名格式里,大多数都包含邮件地址,因为你的信可能被转发或回复给其他人,这时候收件人就只能通过签名档找到你的联系方式了。

  09

  最好用“我们”来代替“你”,比方说“我们要按照合同办”比“你要按照合同办”看起来更舒服。

  10

  把所有发过的邮件保留在发件箱里绝对是一个好习惯。当客户或者有意刁难你的同事故意说没有收到你的邮件时,至少你可以打开发件箱,作为“证据”。

  11

  不在半夜给客户打电话是最基本的礼貌,但半夜给客户发邮件却会让他们为你的勤奋感动。出差途中,在火车站等嘈杂的地方不方便给老板打电话汇报情况?用手机发一封邮件吧,别忘了提一句,“我在火车站,周围比较乱,只能用手机发邮件”,老板最喜欢这样的员工。

  12饿死的老鹰

  海娟大学一毕业就开始从事推销保险的工作,几年下来海娟拜访的客户多不胜数,可是给她留下最深影响的却是刚开始工作时的第一个订单。

  一天,海娟和部门经理一起拜访客户。经理为了锻炼海娟的能力,让她独自出面,而经理则等在门外。这是一家中外合资公司,经理是日本人。海娟给日本经理介绍了所推销的保险,日本经理却用生硬的中国话对海娟说:“今天你是第五个来我办公室推销保险的人,我现在没有时间来考虑这个问题。”海娟说:“那我把我的名片留下给您,等您有需要的时候给我打电话好吗?”日本经理点了点头。

  海娟走到门口的时候,回头看了一眼,发现那位外方经理正在把她的名片撕碎扔进垃圾筒,她感到了莫大的侮辱。于是海娟又走回去对那位日本经理说道:“对不起,我知道你忙,你们对我们的保险也没有需求。所以我想要回我的名片。”

  日本经理愣住了,他没有想到海娟会回来要名片,“对不起小姐,你的名片我不小心弄脏了,不适合还给你了。”海娟说道:“没关系,脏了我也要。”日本人掏出100元钱说道:“对不起小姐,你的名片刚才我不小心撕碎了,现在我花100元钱买你的名片。”

  海娟说:“我的名片是五毛钱,不是100元。我再给你一张名片,但是请你记住,这不是一个应该丢进垃圾筒的名片,而推销保险也不是一个应该进垃圾筒的职业,我想你对你们日本的推销大师平原五应该不会陌生吧!”说完海娟头也不回地走出了办公室。

  海娟把今天所发生的一切都告诉了部门经理,经理很是吃惊,他没有想到海娟一个刚毕业的大学生怎么会有那么大的勇气?

  海娟没有告诉经理她为什么会这么做,而是给经理讲了一个故事。海娟说:“我是山区长大的孩子,在山上经常可以看到老鹰,有的时候也会看到老鹰喂刚出生的小鹰。可是老鹰喂小鹰的方法并不是平等的,而是哪一只小鹰抢得最凶,就给哪一只小鹰。而那些抢不到食物的小鹰就会被饿死。这样活下来的老鹰就是最凶残的,如此代代相传,老鹰就成了鸟类中最为强壮的种族。”

  海娟又对经理说:“我从来不认为推销保险就低人一等,这也是一份职业,是一份职业就会有优胜劣汰,只有像凶狠的小鹰那样才有活下来的机会。在工作中,物竞天择,适者生存也是不变的法则!”经理听着海娟的故事,然后赞扬道:“你是我见过的最优秀的推销员,我相信你一定会在这个行业做出一番成绩来!”

  一个星期后,那位日本经理就给海娟打来电话,要购买他们的保险。这是海娟的第一个订单,而海娟也成了公司所有同事中拿下第一个订单最快的人。

  现在海娟已经成了这家保险公司华东区的经理,她讲的老鹰的故事在公司流传开了,每一个到公司来的同事首先就是听海娟讲这个故事,而饿死的老鹰也成了公司的警言贴在了会议室激励着每一个员工。

  13机会总爱乔装成麻烦

  对于一个聪明的员工来说,他总是很乐意自找“麻烦”。

  那是一个星期五的下午,马上就要下班,因为周末,其他人都显得松弛了,盘算着怎么度过休息时间。这时一位陌生人走进来问朗格,哪儿能找到一位助手,来帮他整理一下资料,因为他手头有些工作必须当天完成。

  朗格问道,请问你是?他回答,我们办公室是在一个楼层,我是一名律师,我知道你们这里有速记员。

  朗格告诉他,公司所有速记员都去看体育比赛了,如果晚来5分钟,自己也会走。而后朗格又说,不过自己还是愿意留下来帮他,因为“比赛以后还有的是机会,但是工作啊,必须在当天完成”。

  做完工作后,律师问朗格应该付他多少钱。朗格开玩笑地回答:“哦,既然是你的工作,大约1000美元吧!如果是别人的工作,我是不会收取任何费用的。”律师笑了笑,向朗格表示谢意。

  朗格的回答不过是一个玩笑,他没有真正想得到1000美元,但出乎意料的是,那位律师竟然真的这样做了。3个月之后,在朗格已将此事忘到九霄云外时,那位律师却找到了他,交给他1000美元,并且邀请他到自己公司工作,薪水比现在高得多。

  如果不是你的工作,而你做了,这就是机会。有人曾经研究为什么当机会来临时我们无法把握,答案是:因为机会总是乔装成“麻烦”的样子来找你。

  “麻烦”来了,一般人的第一反应就是逃开,因此也就错过了机会。当别人交给你某个难题,也许正为你创造了一个珍贵的机会。谁的问题谁负责,是一般员工的想法,这样的员工充其量叫合格。对于一个聪明的员工来说,他总是很乐意自找“麻烦”。

  职场指南:每个公司都会出现一些无人负责的事情,这时就需要员工有一种补位意识,多做一些事情,做的事情越多,你的地位越重要,掌握的个人资源和工作资源也就越多,情形对自己就越有利。

  14坚持,让平庸变得卓越

  李明是我四年前的同事。当时我在那家广告公司已工作两年,毕业于一所职校的李明是作为设计人员进入公司的,那时他的业务水平真是不敢恭维,连最简单的平面设计都做不了。也许李明知道自己的不足,便天天早来晚走,每天早上都把办公室打扫得整洁干净,烧好开水,当我们争分夺秒地跑进公司打卡时,李明已经稳稳地坐在电脑前,神情专注地看着各种设计作品。下班后,李明也是最晚一个离开办公室,练习设计各种图案。尽管这样勤奋,可李明的设计水平提高并不快,似乎没有什么长进。我们都认为,他是公司里最笨、最平庸的一个人。

  由于公司规模小,效益也不太好,同事都陆续地离开了,我也觉得在这样的小公司,没有太好的发展前景,所以,当另一家待遇更好的广告公司向我抛出橄榄枝后,我也毅然选择了离开。老员工纷纷跳槽,此时已“晋升”为“老人”的李明没有受到任何影响,仍然勤勤恳恳地工作着。让人意想不到的是,后来这家小广告公司发展速度奇快,从原来的十几人,壮大到六七十人,而原来平庸的职场菜鸟李明也成了公司的元老。就在前几天的一个竞标会议上,李明还作为公司的副总发表了竞标演讲,他成熟稳重,业务娴熟,颇具风度,让人刮目相看。

  会后,作为老同事、旧相识,我和李明坐在一起聊天,此时已多次跳槽、仍是一名职员的我免不了恭维说:“想不到你的潜力这样大,发展得这样好!”

  李明笑笑说:“其实,当时我是公司最平庸的一名员工,你们当中的任何一个人坚持到现在,都能干到我这个位置。我不像你们有更多更好的选择,我只能把握住当前的机会,然后不懈地努力。”

  坚持可以让平庸变成卓越,可以让平凡变得非凡。身在职场,胜出的未必是聪明人,往往那些看似平凡却勤奋、执著的职场菜鸟,会最终成为最忠诚、最可用的人才。

  15敬业的路上并不拥挤

  十多年前,我经常在深圳一家杂志上发表文章,是那家杂志的老作者,后来,那家杂志社招聘编辑的时候,我应聘,很快接到了试用的通知。于是,我前往杂志社上班。

  那个时候,电脑还不普及,我写稿子还是用稿纸写,根本不会打字。到了杂志社编辑部才知道,大家都会打字并且打得非常熟练,大家都把那些写在稿纸上的来稿中的优秀文章输入电脑,然后打印出来,每个月给领导统一送审。

  当时有六个在试用期的编辑,但是,最终只能正式录用一名。别的不说,那五人已经精通打字了,看着他们手指在键盘上翻飞,电脑显示器上出现一排排的方块字,我羡慕极了。

  每天,除了中午吃饭的时间,我都在练习打字。俗话说“在游泳中学习游泳”,我用来练习打字的都是来稿,输入后可以打印出来送审。

  杂志编辑每个月的工作其实就是送审稿件的前几天以及终审结果出来后的几天比较繁忙,其他的时间还是比较清闲的。我到杂志社不久,我们社长实行人性化管理,规定编辑周一、三、五上班,二、四以及周六周日不上班。其他的编辑包括那几个试用期内的编辑都非常高兴,这条上班制度颁布的第二天是个星期四,其他编辑齐刷刷地都不来上班了,只有我一个人骑着辆二手自行车汗流浃背地一路奔波到杂志社上班,到了工位上就闷头在电脑前打字。杂志社的广告部和发行部都是正常上班的,并且我们都在一个大办公区内办公,我也像其他两个部门的同事一样,坚持五天制上班。

  经过一个月的刻苦练习,我从一个不会打字的人变成了每分钟可以打一百多个字的人,以前一上午吭哧吭哧地打不完一篇千字文,一个月后,我已经进步到一上午可以打印二三十篇千字文。

  我不但疯狂地学习打字,还疯狂地在网上约稿,当时很多大大小小的文学网站、撰稿人网站都被我贴上了约稿函。很快我的作者队伍就壮大起来,可供我挑选送审的稿件自然水涨船高地多了起来。

  第二个月,我已经赶上了那些老编辑的平均上稿量,第三个月,我已经超越了那些老编辑的上稿量。三个月的试用期结束后,和我一起参加试用的那五个新人全部被淘汰掉,只有我一个人留了下来。

  这并不是说我能力上多出众,只是我比那几个人要勤奋、要敬业而已。

  后来我改行进入一家广告公司做策划。隔行如隔山,我这个门外汉初进广告行业自然十分艰难。

  一次,我遇到一个特别难缠的客户,他是一家公司的老总。这个老总生意做得大,脾气也大,以挑剔出名。我们公司给他看的策划书,一般都被他猛批一顿然后退回,惹烦了他,不但策划书被退回,与他直接接触的策划人员也得换人。公司已经换了三个策划人员了,第四个安排的是我。我就不信这个邪,这个老总否决我的策划后,我干脆把笔记本电脑带上,在他们公司的小会议室里按照他提出的意见修改策划书。那天,老总连续提出了六次修改建议,我在小会议室连续修改六次,中午饭都没有吃。当我把第六次修改完的策划稿呈送给老总看的时候,老总说道:“我不看了,我们公司这个新产品发布的策划交给你做肯定错不了,你的敬业精神让我非常敬佩,我会给你们的老总打电话,希望这个策划书上的内容让你去具体负责,这样,我才能够放心……”

  因为勤奋因为敬业,我不但很快在陌生的广告行业里站住了脚,而且业绩优异。

  由于IT行业平均薪资比较高,偶然的机会,我从广告行业转行到了IT行业里,在一家IT行业公司的人力资源部负责招聘技术人员。

  虽然“隔行如隔山”,虽然又站在一个陌生的行业面前,虽然我不认识任何一个技术人员,但是,我没有一丝的胆怯,我坚信只要勤奋只要敬业,没有干不好的工作。

  我在网上通过QQ搜索,申请加入了很多有关的技术人员的QQ群,然后我把群里的一些人员加入我自己的QQ好友里,通过这种方式,我很快与两千多名相关的技术人员建立联系,我的五个QQ都加满了。后来我与这些技术人员单独交流,很快筛选出刚离职或者准备离职的专业人才,这些人才正是我们需要的。这些人又不断地给我介绍他们的同事或者同行业的朋友,我的人才库的储存量越来越大,给我们单位提供的人才越来越多。因为敬业,我很快成为我们公司优秀的HR;因为敬业,我后来被提拔为公司人力资源部经理;同样因为敬业,我被老总提拔到现在的职位——公司副总,负责公司的人力资源、行政以及仓库的管理。行政工作和仓库管理我以前没有接触过,但是,同样是因为敬业因为专心研究,我把这两项分管工作也做得很好。

  从一个普通作者到一家著名杂志社的编辑,再到业绩优异的广告人,再到IT行业的管理人员,每一次的角色转换我都没有紧张胆怯过,因为我始终坚信,敬业才是职场中取胜的法宝,并且我相信,敬业的人其实并不多。当你带着敬业精神走上职场之路的时候,你会觉得很平坦,你会觉得很宽阔,你会惊奇地发现,由于敬业的人不多,这条路上一点都不拥挤,你走在敬业的路上非常地轻松非常地快乐。

  倒茶亦有道

  “又倒错了!”

  晚上下班,我刚进屋,就听见我家小妹一声长叹!

  小妹90后,刚开始工作,公司例会,经常负责倒茶、倒水,可每回都是状况不断……

  第一回:公司高层开会。小妹给每位都沏了上好的龙井,结果,小妹倒错了,其他同事喝茶没有错,公司老总是喝白开水的。

  第二回:公司与合作伙伴洽谈业务。为表心意,小妹等合作伙伴落座才倒茶。小妹先倒了对方的,然后自己公司人,吸取上次教训,小妹给老总倒了水。结果,主管说,小妹应该先倒对方领导的,然后是对方随从,这个时候得给老总倒茶,有客人的时候,不能让人看出老总的特殊。

  第三回:公司与人谈判。小妹倒茶,先是对方领导,然后对方随从,自己公司人员。结果,小妹错了。主管说,谈判的时候,要彰显公平,对方不分尊卑,要一视同仁。

  第四回:公司年会,小妹负责倒茶,会议时间长,小妹出动N次,时近午餐时间,小妹不再倒茶。结果,主管批评了小妹,说她不够勤快。小妹解释:我是怕他们水饱吃不下饭。主管说:“考虑这么多干嘛,要有礼数,会议没有结束,茶就得倒。”

  第五回:小妹去公司老总OFFICE送文件,恰好来客。老总吩咐小妹倒茶。小妹试了饮水机内烧水杯的温度,觉得沏绿茶尚可,可端到客人面前才发现水温太低,茶叶根本没有泡开。犹豫间,老总说:“这水好像没有开。”并亲自去打亮了饮水机的烧水灯。事后,小妹说,我错了,应该不犹豫,立刻烧水,水开再沏茶。

  我也说她,温度不够的水,把客人肚子喝坏怎么办?

  小妹也纠结,她说:“我就不信,我堂堂一个大学毕业生,HOLD不住倒茶、倒水这活儿。”

  从此,小妹潜心研究倒茶之道……

  公司开茶话会,小妹给每个人准备了青花瓷的杯子,嫩绿的新鲜茶叶,缓缓的《青花瓷》响在耳畔,现场气氛古典、唯美、融洽……

  公司例会,小妹算准确时间,在他们进会场前,把茶倒好,观察他们喝水的姿势,给他们续添茶水……

  来客人倒水,小妹总是先烧水,然后拿杯、茶,拿捏有度,姿势优雅,甚至有机会询问客人喝水或喝茶……

  小妹的“倒茶道”上记着:公司老总喝白开水,对外大型活动沏茶;茶序先客后主,先对方领导,再对方随从;宋总喝浓茶、姜总喝清茶、王总喝花茶、田总专门喝红茶;调研、客人招待,茶、矿泉水分别准备……

  如此细心,如此上心,怎么会又倒错了呢?

  原来,公司招待的这位客人,自备了茶,小妹茶刚倒进去,他的随从同时也拿出了自备茶包……

  倒茶亦有道,小妹还是缺了那么一道。

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