[对职场人士的访谈]关于职场人士必知的电子邮件礼节及合格的要求

更新时间:2019-07-29 来源:商业计划书 点击:

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  一、职场人士必知的电子邮件礼节

  1、职场人士必知的电子邮件礼节

  我们都应当讲究有关电子邮件的礼节,而这是需要下一番功夫的。尤其在商业界,我们崇尚信誉、掌握时机及合作分,并常高唱顾客至上,着重与顾客的沟通,以达成促销、增产与营利的目的。但我们常忽视了有关电子邮件的礼节;一些邋遢懒散的习惯,不仅会引起员工的窃笑,更容易在顾客面前闹笑话。

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  以下是一些很新进的电子邮件技巧及应注重的礼节:

  (1)要提纲挈领

  切忌使用含义不清的标题,例如:嘿!或是单单给你的!

  (2)须简明扼要

  针对需要回复及转寄的电子邮件,一定要清理回复的内容。在美国加州有一位传播学专家摩根女士曾举例说:我最近收到一份电子邮件,其中包括了辗转收送的十二个人之姓名,我实在没有必要知道这些讯息。有一个妙方就是寄信时采匿名附件收信者(bc)取代附件收信者(cc)方式,或是在转寄之前删除一切无关紧要或重复的内容,例如:原件中摘要(memo to)部分之主题、地址及日期等。

  (3)注意回答问题的技巧

  当回件答复问题的时候,最好只把相关的问题抄到回件,然后附上答案。不要用自动应答键,那样会把来件所有内容都包括到回件中;但也不要仅以“是的”二字回复,那样太生硬了,而且让读的人摸不着头脑。

  (4)合宜地称呼收件者,并且在信尾签名

  虽然电子邮件本身已标明了邮自哪方,寄与何人,但在邮件中注明收信者及寄件者大名乃是必须的礼节,包括在信件开头尊称收信者的姓名,在信尾也注明寄件者的姓名以及通讯地址、电话,以方便收信者未来与你的联系。

  (5)切忌全文使用英文大写字母

  这样写成的邮件太强势,甚至暗示寄件人懒得使用正确的文法。毕竟,这仍是种文字沟通方式,遵守标准的文书规范是一种职业礼貌。

  (6)定期审查

  定期重新审查你发过的电子邮件,评估其对商业往来所产生的影响。

  2、电子邮件格式怎么写

  (1)在发送电子邮件之前我们首先要有自己的邮箱,如果没有可以注册一个,其实很多朋友使用的QQ就自带有邮箱功能,当然如果你不喜欢使用QQ邮箱的话,还可以注册其他的邮箱,例如小编常用163等,对于使用哪种邮箱没有硬性的要求,自己喜欢即可。

  (2)登陆邮箱之后我们点击通讯录,点击新建联系人,创建联系人的目的就是方便邮件的发送,不必每次发送的时候都输入对方的邮箱账号,输入联系人姓名和电子邮箱地址即可,其他的可填可不填写,只要你能够识别要发送的联系人即可。

  (3)创建完成后,我们选中刚刚创建的联系人,然后点击写信,此时我们便来到了写信界面,其中发件人就是我们刚刚注册的邮箱,收件人就是我们刚刚选中的联系人,这两项就不用自己手动填写了。

  (4)接着我们需要填写主题,也就是发送的标题,可以把发送的内容压缩成一句话形成标题,文本编辑框中填写就是我们发送的具体内容了,当然我们可以给发送内容添加一些样式,例如给文字加粗,标红,也可以给内容添加些表情,使它更生动形象。

  (5)当然我们有时候在发送邮件的时候希望传送一些资料或者文件,此时我们就可以点击添加附件,然后选中我们需要传送的具体内容,点击打开即可,不同的邮箱可添加的最大附件也不同,163的最大附件是2G,超过之后就不能发送成功。如果你要发送的邮件特别紧急,我们还可以在最下方勾选紧急标识符,当然除了紧急选项之外我们还可以勾选其他选项,例如定时发送如果勾选了定时发送,我们需要填写发送时间,这样邮件就会在指定的时间发送了。

  (6)完成邮件的填写和选择之后我们可以预览一下我们将要发送的邮件,点击预览按钮即可看到别人接受之后邮件的效果,看你是否满意,如果满意就可以点击发送按钮直接发送,如果不满意的话修改之后再行发送,当然如果你认为邮件内容还有待完善,可以先保存操作,等待有时间完善之后再行发送。

  二、怎样写一封合格的电子邮件

  1、无论使用什么邮箱来发放邮件,邮件的格式都是一样的注意事项

  (1)首先是收件人和抄送人。

  (2)收件人:是负责此事件的当时人,或者是主要人。

  (3)抄送人:抄送给负责此事的人员的直属上级领导和发件人的直属上级领导。

  2、注意

  (1)如果负责此事的人就是部门领导人,就直接在收件人添加他的邮箱号。抄送就要抄送到领导的上级(如果只是小事情,就不用抄送给领导)。

  (2)小事情的定义一般都不太好鉴定,所以你在发送邮件的时候可以询问你的上级领导。因为有些事情确实没有必要都抄送!

  (3)收件人是多个,用“;”隔开。

  3、主题

  非常重要,每天往来的邮件多如牛毛,领导的邮件更是来自四面八方,不仅涉及到公司内部邮件,还有公司外部邮件,所以你的主题一定要明确提到事情的重点。否则你的邮件很可能石沉大海。

  一般都是这样写:关于xxx事件xxxx。

  4、称谓不能用昵称

  但是外企可以用大家的英文名字,从上级到下级都可以使用;而在国内企业最好使用职位称呼,比如:xx经理、xx主管等等。

  5、邮件内容

  一定要简明扼要的将事情的原委说清楚,如果一句两句说不清楚的时候,最好采用分段法:使用1、2、3来把自己要说的重点叙述清楚。

  6、落款

  要写上自己部门名字及自己的全名、联系方式、写邮件的时间(外企写自己的英文名,留下部门电话,邮件地址等等)很多人发邮件的时候发完就完了,也不提及自己的姓名、联系方式,掐头去尾,这样显得邮件很不完整,也很没有礼貌。

  注意:留部门电话的时候要留下分机号。

  7、总体而言邮件算是完成了,如果你需要在邮件的内容有特别提醒注意的事情的事情,需要标注成其他的颜色以示提醒(但是一般不采用这样的,因为给他很紧张的感觉,除非特别紧急,这样就像是一封鸡毛信了)

  8、添加附件

  最后不要忘记添加附件。自己要说明的问题可能在邮件内容中无法阐述清楚,必须要附上一个电子表格或者一个文件来辅助说明问题。

  9、如果在写邮件的过程中有重要的事情要处理,一定要记得先保存,等一下再接着写最后写完后要记得在有效时间内发送出去。(我的领导有时候忙起来了真是要忙忘记掉,写完了忘记发放邮件的事情总是常常发生)总之,关于电子邮件的一些礼节和格式及写法,小编就给大家讲到这里,希望对各位有所帮助。

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